Como fazer um protocolo de documento

Uma empresa lida o tempo todo com documentos. Para que não perca muito tempo buscando algum em especial é preciso fazer um protocolo de documento, afinal, a falta de organização acaba prejudicando a produtividade e ainda passa uma péssima impressão tanto ao cliente quanto ao investidor.

Caso algum dos arquivos se perca ou seja extraviado essa situação se agrava ainda mais. É justamente para evitar tudo isso que utilizasse os protocolos de entrada e saída de documentos. Dessa forma, será estabelecido um padrão para que o arquivo que está sob a responsabilidade da empresa seja catalogado, arquivado e encaminhado.

O que é o protocolo de documento

O protocolo de documento é um padrão que estabelece formas de controle para a catalogação, arquivamento e encaminhamento de todos os arquivos que estejam sob responsabilidade de uma empresa.

Trata-se de um escrito que uma pessoa tanto física quanto jurídica pode fazer que informa que certos documentos deram entrada ou foram retirados daquele local em determinada data. Dessa forma, é possível saber a localização do mesmo e deixar tudo muito mais organizado e fácil de ser encontrado.

Qual a finalidade do protocolo

Os documentos são protocolados devido esse procedimento apresentar diversas vantagens a uma empresa como, por exemplo:

  • Saber em qual local os documentos estão arquivados fazendo uma simples consulta;
  • Ter mais profissionalismo já que não vai deixar o cliente esperando muito tempo para que o documento solicitado seja apresentado muito menos ficar constrangido diante de um investidor por perceber que houve extravio;
  • Economizar tempo e melhorar a produtividade já que não é mais necessário perder vários minutos ou horas procurando por um documento;
  • Se for necessário, ele pode servir como prova jurídica caso esteja bem estruturado com todos os carimbos, registros legalmente válidos e assinaturas.

Quem pode usar um protocolo de documento

O protocolo de documento é um padrão estrutural que serve para registrar a data e a hora que certo arquivo deu entrada numa empresa e também a hora e o dia que foi retirado. Assim, a organização fica mais enxuta e com todos os documentos muito bem organizados.

A seguir, disponibilizamos um modelo de protocolo.

Como fazer um protocolo de documento

Modelo pronto de protocolo de entrega de documento 1

Modelo pronto de protocolo de entrega de documento 2

Modelo pronto de protocolo de entrega de documento 3

    


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