Modelo de compromisso de reunião entre duas pessoas

As reuniões são bastante produtivas, eficientes e principalmente cativantes, precisam de um objetivo que seja claro, um diálogo diferenciado e aberto, e ainda um forte líder. Logo em seguida iremos dar alguns passos para ajudar você a como fazer valer suas reuniões de negócios e estas serem efetivas.

Invista ne reunião, e faça com que ela valha a pena!

Procure se decidir se existe a necessidade de uma reunião, e procure convidar somente pessoas necessárias. Muito tempo é devidamente desperdiçado simplesmente porque os administradores pensam que estar cara a cara com empregados é algo importante.

Os e-mails e relatórios são bastante suficientes para atualizar informações que seu grupo precisa, em contrapartida, se você precisar de uma resposta rápida e instantânea de todos os participantes, um e-mail não será algo tão eficiente assim quanto uma reunião realizada.

Modelo de compromisso de reunião entre duas pessoas

Procure ficar atento a objetivos e distribua de forma antecipada um roteiro

Vale a pena criar uma estrutura diferenciada para a reunião. Caso você não venha a expor o resultado que estiver buscando, tudo isto deverá despertar nos participantes, uma sensação mais interessante, e tornar a sua reunião um pouco mais interessante e produtiva.

Em um mínimo ponto, irá ressaltar algumas características distintas que todas as reuniões precisam ter, um objetivo final. Antes que sua reunião comece, procure se certificar de que todos os presentes entendem bem os objetivos que serão alcançados.

Assuma sempre a reunião tomando a sua liderança

Saiba que as reuniões eficientes são um resultado de uma boa liderança. Por este motivo procure assumir sempre que possível a liderança, deixando claro que você quer manter discussões em dia, de forma útil e ainda relevante. Procure se manter sempre bem firme ao assunto, isto é uma chave para se manter corretamente no roteiro.

Caso a conversa vá para uma outra área, é importante que o líder diga alguma coisa como por exemplo, interessante, mas não acho que estejamos avançando, se possível é melhor voltarmos para os objetivos principais da reunião.

Algumas dicas para preparar uma reunião efetiva com outra pessoa precisam ser levadas em conta, como por exemplo:

Dicas:

Procure se preparar para a sua reunião, coisa que normalmente é esquecida por 90% das pessoas.

Deixe que o outro participante possa dar a sua opinião sem embaraços.

Uma ótima ferramenta para ter uma reunião produtiva é investir na regra de ORFR: Objetivos, Roteiro, Funções & Responsabilidades.

O formulário de reunião e o modelo de compromisso precisam contar com um objetivo, por isso você deverá mandar um boletim informativo para a outra parte.

O roteiro também é um ponto importante que deverá ter uma lista de tópicos que sejam discutidos, cada um deles com um tempo limite de discussão durante uma reunião. Além disto as responsabilidades não podem ser deixadas de lado, para isto procure determinar quem irá administrar a reunião, tirar suas notas, e ainda quem especificará tarefas resultantes de reuniões.

Os líderes precisam saber sempre quando conduzir uma boa reunião mas também quando não é o momento para conduzir uma.

Modelo de Lembrete de reunião

Em reuniões importantes é sempre fundamental que os líderes estejam presentes e façam um lembrete de reunião, um membro chave por exemplo, não poderá estar presente, e por isso deverá avisar previamente, por este motivo o lembrete é importante.

O lembrete de reunião deverá ainda ajudar a se ter mais tempo para preparar a reunião, e fazer sugestões bem como mudanças de roteiros, além de ter uma noção de quanto tempo que cada um dos itens deverá levar para ser discutido. O roteiro da reunião deverá ser recebido com no mínimo três dias de antecedência, e o lembrete deve ser encaminhado junto neste processo.

A reunião poderá ser realizada de forma rápida, ou melhor de outra forma como por e-mail ou por telefone. Por este motivo o lembrete poderá ser utilizado para deixar claro quem irá participar da reunião e as situações necessárias de sua execução.

É fundamental que se atrase ou remarque uma reunião até que todas as necessidades do local possam ser supridas e a reunião seja devidamente marcada em sua execução. Veja logo abaixo alguns modelos de lembrete de reunião que podem ser utilizados.

Modelo de compromisso de reunião entre duas pessoas

 

    


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